Detailed Process Scheme
Auteur: Cor Blom | Datum: 5-juni-2009, 02:09De onderstaande informatie is nog niet geverifieerd...
Een DPS is een zogenaamde detail proces schema waarin (zoals de naam al zegt) alle handmatige dan wel geautomatiseerde bedrijfsprocessen visueel gedetaileerd weegegeven zijn. Om een DPS te maken moet je goed op de hoogte zijn van de processen binnen een bedrijf en weten welke databases, welke externe bronnen geraadpleegd worden en wie verantwoordelijk is voor een proces. De volgende regels zijn altijd van toepassing:
- Schema's dienen van links naar rechts en van boven naar beneden getekend te worden
- In- en uitvoersymbolen dienen zover mogelijk op dezelfde lijn als de activiteit te worden getekend
- Teken lijnen alleen horizontaal of vertikaal. Diagonaal is dus uit den boze!
- Doorgetrokken lijn en stippellijnen
- Logische volgorde
- Documenten aanspreken en muteren
- Pijlgebruik
- 5-delige schema
Het is praktisch altijd de bedoeling om een doorgetrokken streep te maken, tenzij je een gegevensdrager raadpleeg. Dus Fysiek transport, overname informatie, inschrijving in register, verbinding tussen symbolen en dergelijke hebben allemaal een doorgetrokken streep.
Een DPS geeft een logische volgorde van een aantal handelingen/activiteiten, de daarbij betrokken functionarrisen en de te hanteren documenten weer.
- Onder documenten vallen veel dingen, zoals: notatie, factuur, mutatieverslag, bankafschrift etc.
- Bij documenten dient altijd te worden aangegeven waar zij vandaan komen en waar ze heen gaan
- Documenten die het proces binnenkomen komen van links of boven met een bijbehorende koppelteken voor de verwijzing naar een proces
- Documenten die het proces verlaten gaan door middel van het koppelteken naar rechts
- Archiefbestanden kúnnen aangeven worden met een sorteermethode, teweten: A (alfabetisch), N (nummeriek), D (op datum) of X (vernietigd).
Pijlen zijn inprincipe niet nodig. Alleen wanner een stroom naar boven of naar links gaat.
De structuur moet volgens de zogenaamde 5-kolommenstructuur opgesteld worden. In het midden is de processtroom (chronologische volgorde van de processtappen/activiteiten) weergegeven. Links zien we de input en vervolgens de herkomst van de input. Rechts daarvan zien we de output en vervolgens de bestemming van de output.
Goed, nu dat de regeltjes een beetje duidelijk zijn gaan we direct verder naar de meest gebruikte symbolen binnen een DPS:
Met deze informatie moet het lukken om in ieder geval een begin te maken met een DPS. DPS'en maken is een techniek die je kunt leren. Het enige wat je moet doen is je verplaatsen in een proces en nagaan wat er allemaal in en uit gaat, wat er voor nodig is om een activiteit uit te voeren, wat er uitkomt en van wie en naar waar het toe gaat.
